Para que un proyecto sea exitoso CCAPSA considera como aspecto esencial, la definición del equipo de trabajo: dime con qué contratistas o proveedores trabajas y te diré el éxito que el proyecto tendrá. Dentro de los factores a administrar según la Administración de Proyectos, tenemos el área de los Abastecimientos.
Cuando planeamos esta área, definimos qué contratos llevaremos a cabo durante el proyecto, el alcance de trabajo para concursar y el perfil de los contratistas o proveedores que requeriremos. Posteriormente, durante la etapa de ejecución, se ejecutan los concursos y se solicitan las cotizaciones para seleccionar la mejor opción.
En este proceso de selección, es importante identificar los criterios con los que se evaluarán a cada uno de ellos para incluirlos en las bases del concurso y que los participantes consideren los aspectos que los clientes tienen como prioritarios.
Cada cliente y cada proyecto tiene sus propios criterios para evaluación y selección de las propuestas, por ejemplo, algunos observan primero los precios de las diversas propuestas y seleccionan las tres de precios más bajos para llevar a cabo una evaluación adicional más a detalle; otros clientes eliminan inicialmente las propuestas con precios que exceden a sus presupuestos o aquellas cuya sección técnica no cumpla con todos los requisitos presentados en la solicitud.
En el caso de proyectos grandes, es común que se forme un comité para revisión de propuestas y se apoyan para su selección en una herramienta llamada Matriz de Evaluación de Alternativas en donde se definen los criterios a evaluar, se le asigna la prioridad o la ponderación y a cada aspecto se evalúa dándole una calificación en escala del 1 al 5.
Finalmente se multiplica la ponderación por la calificación y se obtiene un puntaje. La opción que al sumar las cantidades tenga el mayor puntaje, será la que cumple mejor los criterios que se están evaluando. Con esta información el comité puede llegar a un consenso y seleccionar la propuesta ganadora.
Otro proceso que se puede llevar a cabo y que el Método CCAPSA desarrolla, es evaluar primero las propuestas técnicas para preselección de contratistas o proveedores y posteriormente con los finalistas, evaluar las propuestas de costos. Con esto el cliente pondera el mérito técnico inicial y posteriormente compara los costos para determinar cual propuesta ofrece el mejor valor.
En algunos casos, la entrega de propuestas incluye una presentación oral en la que los concursantes tienen la oportunidad de vender y explicar personalmente el valor de sus propuestas. Una vez que el cliente ha seleccionado al contratista o al proveedor ganador se envía una carta informándole el fallo del concurso y se procede a firmar el contrato de trabajo.
Dicho contrato es un vehículo para establecer claramente el alcance y las expectativas tanto del cliente, como del proveedor o contratista con el fin de iniciar la buena comunicación y la comprensión de ambas partes para asegurar el éxito del proyecto.
En este convenio el contratista acepta proporcionar un producto o servicio y el cliente se compromete a remunerar este trabajo, por esto, es muy importante que dicho documento exponga con claridad las partidas que se espera que proporcione el contratista y que documente el resultado del trabajo con sus especificaciones; así como las condiciones en las que el cliente hará los pagos.
Mientras más transparente y claro sea nuestro proceso para selección y concurso de los contratistas y proveedores, será más profesional y obtendremos mejores propuestas de valor de ellos. Este profesionalismo se traducirá en un compromiso hacia el cumplimiento de los resultados del proyecto.
Entre los criterios que pueden ser utilizados para evaluar las propuestas de los contratistas en cualquiera de los procesos, podemos nombrar los siguientes:
- Salud financiera de la empresa.
- Experiencia del personal clave asignado al proyecto.
- Experiencia del contratista o proveedor en proyectos similares.
- Capacidad de respuesta considerando al equipo de trabajo que posea, maquinaria, equipos, etc.
- Apego de la propuesta de trabajo o de la solución solicitada contra los requerimientos del cliente.
- Propuesta económica global y a detalle, revisando que estén incluyendo todo el trabajo con sus especificaciones.
- Tiempo de ejecución, que la propuesta sea realista en función al trabajo, a los recursos asignados y a los requerimientos del cliente.
- Entre otras.